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会议场地选择窍门

一个成功的会议,首先在于会议自身明确的主题,还需要有一个好的会议场所以及完善的设备、周密的组织和高效的协调,尤其是会后的旅游更能起到画龙点睛的作用;从会场布置到伴宴演出,从机场接机到会场迎宾,从客房内放置的详细会议指引到客人带回家的小礼品,我们都力求做到尽善尽美,在您出发到开会之前,我们就已经通过网络将您的会场布置效果图、会议进程设计、各项服务规范全部发送给您,让您真正做到心中有数。当然,这只是我们完善服务的一部分。
    会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:
    1.确定会议目的。
    2.确定会议形态。
    3.决定实质上的需求。
    4.考虑与会者的期望。
    5.选择何种会议地点与设备。
  6.评估选择的正确性。
                  
 大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。

    选择会议场地的工作清单(check list) 
    地区
    1.费用(成本)与便利性。
    2.是否邻近机场。
    3.轿车或出租车是否足够。
    4.充足的停车空间。
    5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。
    环境
    1.当地有何观光点。
    2.购物。
    3.休闲活动。
    4.天候状况。
    5.环境是否良好。
    6.餐厅。
    7.当地治安是否良好。
    8.社区经济状况。
    9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
    10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
    11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
    设备
    1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
    2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。
    3.报到处是否容易找到:
    (1)是否有足够房间供工作人员使用。
    (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
    (3)接待处的人力是否足够。
    4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。
    5.询问处是否全天候有人值班。
    6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。
    7.对客人的服务:药局\礼品店\柜台服务。
    (4)保险箱。
    8.舒适、整洁的饭店住房:
    (1)家具是否完好。
    (2)现代化冲浴设备。
    (3)充足光线。
    (4)足够的衣橱空间与衣架。
    (5)烟雾警示器。
    (6)火灾逃生资料是否清楚。
    (7)冰箱和小酒吧。
    (8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。
    (9)是否在每层楼有冰块和饮料。
    (10)电梯服务。
    (11)标准房与豪华房的大小。
    (12)是否有特别楼层提供特殊服务。
    (13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
    (14)订房的程序和方法。
    (15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。
    (16)每一种类别的房间数。
    (17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。
    (18)会议房价与一般房价如何。
    (19)何时能提供确定的会议房价。
    (20)是否需要保证数量与订金。
    (21)进房与退房的时间。
    (22)什么时间取消已预订的房间。
    (23)付款方式。
    (24)接受哪几种信用卡。
    (25)万一取消订房,退款方式为何。

会场空间(meering space)
    1.会议室尺寸(面积)。
    2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。
    3.会议室隔音设备是否良好。
    4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。
    5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。
    6.固定设备如黑板、银幕和家具。
    7.障碍物如圆柱。
    8.视听设备:
    (1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。
    (2)会议室天花板高度。
    (3)是否有装饰灯架。
    (4)装饰的镜子是否会反光。
    (5)是否有窗帘遮住窗户光线。
    (6)电源控制位置。
    9.火灾逃生口。
    10.公共区域是否整洁。
    11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。
    12.房间和公用电话是否很方便。
    13.洗手间数量、位置,是否干净。
    14.衣帽问数量、位置。
    15.其他服务:
    (1)足够空间放置家具和器材。
    (2)良好光线。
    (3)很容易让与会者找到。
    (4)足够的电源插座。
    (5)安全性。
    16;设备:
    (1)桌子、椅子、舞台、讲台、黑板和布告栏、指示架、废纸篓与垃圾桶、照明灯与辅助灯设备、灯光控制盘、报到台、麦克风。

     餐饮服务(food&beverage service)
     1.公共区:
     (1)清洁与外观。
     (2)备菜区是否干净。
     (3)在最忙时段是否有足够人力。
     (4)工作人员态度。
     (5)有效、快速的服务。
     (6)各式菜单。
     (7)价格范围。
     (8)预订的方式(reservation policy)。
     (9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。

     2.大型活动:
     (1)费用(成本)。
     (2)创意性。
     (3)质量与服务。
     (4)多样菜单。
     (5)税和小费。
     (6)在活动前要求涨价。
     (7)特别服务。
     (8)特制菜单。
     (9)提供主题宴会(theme party)的建议。
     (10)独特的茶点。
     (11)素食和节食者的食物。
     (12)餐桌布置。
     (13)舞池。
     (14)宴会桌的尺寸。
     (15)8人座/10人座。

     3.酒的规定:禁止服务时段。

     4.现金交易酒吧规定:
     (1)调酒师费用和最低计费小时。
     (2)出纳人员费用。
     (3)点心价格。
     (4)保证数量规定。
     (5)何时需要提供保证数量。
     (6)准备的份量超过保证,数量的最大极限。

     展览空间
     1.有多少卸货点,距离展览区多远。
      2.是否有货运接收区。
      3.设备:空气压缩机(conpressed air)的水、排水系统、电力、煤气、电话插座。
      4.最大地面承载量。
      5.警卫区。
      6.防火逃生口。
      7.展览与餐饮、洗手间、电话的距离。
      8.是否有充分时间进、出场。
      9.是否需要特别装潢来增加场地外观。
      10.灯光是否需要补强。
      11.展览场地是否接近会场。
      12.救护站是否靠近。
      13.是否可提供展览厂商一间临时办公室。
      14.存放打包箱的地区和方式。
(完)

 
 
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